Il metodo migliore per recuperare il lavoro arretrato

È impossibile essere sempre prodottivi e operativi al 100%. Quando succede che non riusciamo a tenere il passo dei nostri mille impegni, ci lasciamo alle spalle pezzetti di lavoro incompiuto che, se non vengono gestiti correttamente, rischiano di travolgerci.   Rimettersi in carreggiata quando già ci sentiamo sopraffatti non è facile, ma uno sprint di produttività può aiutare a dare priorità alle cose che contano davvero, concentrandoci senza dover necessariamente perdere il nostro benessere mentale.

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  • Dieta digitale
    Troppe fonti di informazioni digitali possono mandare in corto circuito il cervello: o si evita di rispondere a qualsiasi e-mail o notifica, o ci si ritrova a tentare di rispondere a tutto come se fosse ugualmente urgente. Quando si vuole essere davvero produttivi, è necessario limitare l'utilizzo dei dispositivi, ma non eliminarlo completamente. Si può provare a disattivare completamente le app le cui informazioni non sono direttamente legati a progetti imminenti e alle scadenze più urgenti, per poi attivarle di nuovo dopo le 17:00. per ricontrollarle prima della fine della giornata. Alcune delle app da cui si dovrebbe prendere una pausa sono comunemente, Facebook Messenger, WhatsApp e gli account e-mail per comunicazioni meno urgenti (ma attenzione, le app da disattivare dipendono dal lavoro, ed è sconsigliabile disattivare Facebook per un Social Media Manager)

  • 30 minuti per le e-mail
    È consigliabile impostare due blocchi di 15 minuti al giorno per controllare e rispondere solo alle e-mail più urgenti. Uno poco prima di pranzo e uno prima della fine della giornata. Tuttavia, prima ancora di aprire le e-mail al mattino, è utile annotare i nomi o le parole chiave associati ai progetti, ai clienti o alle persone a cui bisogna dare la massima priorità nella casella di posta. In questo modo non c’è il rischio di essere risucchiati e di rispondere a tutto quello che compare nella casella di posta.

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  • Due minuti
    Se per completare un incarico occorrono meno di due minuti, è meglio farlo ora. Questo darà al nostro cervello una bella dose di sostanze chimiche come la dopamina, e ci evita di cadere nella spirale negativa del “oggi non sono abbastanza produttivo”.

  • Tre priorità al giorno
    Quando ci focalizziamo solo una manciata di obiettivi o priorità per la giornata, bisogna identificare rapidamente ciò che è più importante. Bisogna inoltre organizzarle con chiarezza, evitando del tutto la confusione: la confusione combinata con lo stress fa sì che il cervello passi alla modalità di avversione, il che porta a rimandare le cose anche quando sono urgenti. Per questo è utile servirsi di un blocco di carta per scrivere un rapido piano che contempli le cose più urgenti organizzati in tempi brevi (del tipo “oggi" e “domani"), identificando tre priorità principali per entrambi i giorni, seguito da un intervallo temporale specifico per ciascuna.

  • Cambiare
    Quando ci sentiamo bloccati, meglio iniziare subito a lavorare su qualcos'altro. Le prestazioni del compito migliorano quando si passa a un altro compito non correlato. Quando ci si trova in difficoltà meglio cambiare virata facendo o una breve pausa di 5-15 minuti, per poi iniziare un nuovo time-block dedicato a un compito completamente diverso, o una lunga pausa di 30-60 minuti per un po 'di movimento fisico per poi tornare a quello su cui eravamo bloccati.
 
Se vuoi approfondire questi temi, mettiti in contatto con noi (amministrazione@copiaoriginale.it) per chiedere informazioni. Creeremo un percorso adatto alle tue esigenze. soft-skills
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