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Come uscire dall'incubo delle riunioni

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Le riunioni sono, per la maggior parte delle persone, delle incombenze fastidiose di cui fare volentieri a meno. Ma per quanto uno le odi e si sforzi di rimandarle o eliminarle, continuano a costellare la nostra vita lavorativa.

Ecco alcune strategie con cui ridurre il carico delle riunioni e aumentare la produttività.


1. Revisione periodica del calendario

Rivalutare le riunioni su base trimestrale e rielaborarne gli orari ove necessario: ciò significa che in ogni trimestre, tutti guardano il proprio calendario e decidono se alcune questioni possano essere discusse in altre sedi, o se sia effettivamente necessario e indispensabile discuterne in una riunione. Può essere utile dedicare un po’ di tempo il lunedì per stabilire quali riunioni sono necessarie per portare a termine lavori e incarichi, e quali sono invece trascurabili per la buona riuscita dei nostri progetti.


2. Nessuna riunione

Questo è un trucco tanto vecchio quanto semplice ed efficace: si stabiliscono dei blocchi di tempo in cui tassativamente non si fanno riunioni (per esempio “niente riunioni prima di mezzogiorno”). L’effetto sulla produttività sarà sorprendente. Ad esempio, le mattine sono indispensabili per portare a termine il lavoro che richiede il più alto livello di ragionamento, concentrazione e pensiero critico. Quindi, per quanto qualcuno abbia disperatamente bisogno di fare una riunione o un incontro al mattino, è meglio, in termini di produttività, declinare e chiedere invece di scegliere scegliere un'ora nel pomeriggio. Le riunioni devono sempre allinearsi con le nostre priorità, e non viceversa.

Quello che più secca delle riunioni è che interrompono la nostra giornata lavorativa, che cioè spezzano la nostra concentrazione e focus su quello che stiamo facendo. Ci sono ovviamente incontri inderogabili, ma se ciascuno si impegna a ridurre fino al 70% gli incontri improduttivi, sostituendoli con un incremento di produttività personale, creatività e sanità mentale, ne varrà sicuramente la pena.



3. Detox dalle riunioni

Si tratta di eliminare, ogni 6-9 mesi, tutte le riunioni ricorrenti e stabilire le regole per cui queste riunioni possano essere di nuovo affrontate. Per riunioni non ricorrenti e rivolte ad uno specifico cliente, è possibile mantenere o eliminare la riunione a propria discrezione. Le riunioni cancellate non possono essere ripristinate per almeno due settimane. Dopo queste due settimane, è possibile riproporre la riunione solo se la maggioranza dei partecipanti chiede proattivamente che venga riportata indietro (ma è vietato fare pressioni per le proprie riunioni!) In questo modo si riesce anche da evitare la situazione imbarazzante per cui nessuno che vuole essere l'unico a dire: "questo incontro non è utile, possiamo semplicemente annullarlo?" In definitiva, diventa più facile raggiungere un equilibrio per cui si è in grado di collaborare pur avendo sempre il tempo di svolgere il proprio lavoro individuale.


4. Solo un giorno a settimana

Può essere utile, in alternativa, provare organizzare tutte le riunioni in un giorno solo della settimana, lasciando gli altri completamente liberi da riunioni. Se stabiliamo di fare riunioni solo il mercoledì, ad esempio, e qualcuno chiede un incontro di martedì martedì, si dovrà rimandare a quello successivo. Nel caso il nostro interlocutore abbia già impegni per quel giorno si rimanderà al mercoledì successivo ancora. Il risultato non è solo un enorme intervallo di tempo per concentrarsi su altri compiti, ma che costringere le persone ad aspettare fino a mercoledì spesso filtrerà le riunioni poco importanti. Eliminerà le persone che vogliono un po 'del nostro tempo ma non sono disposte ad aspettarlo.


Milano, li 26 Giugno 2018

#riunioni #lavoro

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