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La lista di domande per eliminare le interruzioni

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A tutti è capitato di porsi le stesse domande più e più volte e di desiderare che esistesse una qualche forma di FAQ per se stessi e per quanti lavorano attorno a loro, in modo da evitare interruzioni. In effetti, quella di creare un elenco di domande "di filtro" con risposte di riserva può essere un’idea per migliorare la produttività e il lavoro di squadra.


Filtrare le domande per far riflettere i membri del team

Basta semplicemente creare un elenco personale di domande tenendo un diario accanto alla tua scrivania o utilizzando l'app per prendere appunti sullo smartphone. Si tratta semplicemente di registrare le domande che ci vengono poste più frequentemente o le domande che facciamo più spesso noi stessi. Quando ci sia approccia ad una nuova situazione, ad un nuovo progetto, o ad una nuova sfida, le domande più frequente che possono sorgere includono:

  • Qual è la cosa migliore che può succedere?

  • Qual è la cosa peggiore?

  • A cosa non hai pensato?

  • Qual è la prossima soluzione migliore?

  • Come fa questa cosa a portare avanti la missione o gli obiettivi dell'azienda?

Un buon consiglio è quello di mettere queste domande base in un documento da condividere con tutto il team, in modo che ogni membro possa conoscere la nostra linea di pensiero sugli aspetti principali e generali del lavoro che stiamo svolgendo. Se le persone sanno come la pensiamo, non avranno bisogno di bussare costantemente alla nostra porta, e si limiteranno ad interrogarci per questioni veramente importanti e non altrimenti risolvibili.

Questo metodo non deve riguardare solamente i manager, ma può applicarsi molto facilmente ad ogni livello dell’organizzazione aziendale.

Alcuni leader temono che una lista di domande del genere possa essere controproducente in termini di carriera: queste sono le domande che usiamo per prendere decisioni importanti, e alcuni potrebbero temere che condividerle aiuterà qualcun altro a essere promosso prima di loro. Non bisogna mai dimenticare però che le aziende vogliono creare una cultura dove crescono tutti: il lavoro di squadra è fondamentale per vincere sulla concorrenza e prendersi cura al meglio dei clienti.

Se è vero che servirà investire del tempo per creare e distribuire un elenco del genere, fare questa opera di filtraggio delle domande più frequenti, ci fa risparmiare tempo, tempo necessario per svolgere un lavoro approfondito.



Le domande "di filtro" ti aiutano a concentrarti

Oltre a condividere le domande “di filtro” con il team, è utile creare un elenco che ci aiuti a prendere decisioni su come utilizzare la giornata o se andare avanti o meno su un'idea.

Tenere traccia dei processi decisionali ci aiuterà ad essere estremamente produttivi. Ad esempio, queste domande sono utili per “filtrare” e valutare i progressi che stiamo facendo a livello individuale su un determinato lavoro.

  • Questo compito richiede che io abbia una mente fissa per farlo o una mentalità aperta per trovare una risposta?

  • È importante o semplicemente urgente? (Le attività urgenti possono essere delegate, ma solo tu puoi lavorare sui tuoi oggetti importanti.)

  • Dev'essere fatto da me?

  • Deve essere fatto ora?

  • Qual è il risultato ottimale?

  • Questo risultato è una ricompensa sufficiente?

Uno dei maggiori errori commessi oggi è che non fanno abbastanza domande. Le cose si stanno muovendo così velocemente, le condizioni di lavoro possono cambiare in una settimana, nuovi prodotti escono ogni giorno, nuove soluzioni stanno rendendo il modo in cui abbiamo fatto le cose fin ora obsoleto. L'unico modo per tenere il passo è fare domande. Avere una lista rende tutto più facile.


Milano, li 16 Agosto 2018

#domanda #comunicazione

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