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Come preparare una riunione in modo efficace

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Saper gestire una riunione in modo efficace oggi è diventato indispensabile perché risulta essere uno degli strumenti più utilizzati di interazione e scambio tra persone che lavorano insieme. In un certo senso le riunioni valgono quanto valiamo noi e quanto le facciamo valere. Nel primo caso facciamo riferimento al personale “retroterra” di cultura ed esperienza; nel secondo allo stato d’animo personale: non è lo stesso se chi partecipa è stanco e annoiato, riposato ma distratto, oppure attento, scattante e deciso a trarre il maggior profitto dall'incontro. Se crediamo in una riunione e ci “prepariamo”, sia che noi si debba gestirla o semplicemente partecipare, ne ricaveremo molto più frutto che gli scettici, gli indaffarati e i distratti. Gestire efficacemente una riunione infatti, non è frutto d’improvvisazione: preparazione, metodo e disponibilità sono tre elementi di grande importanza. É interessante quanto a proposito del saper suscitare interesse diceva Chesterton: “Non esistono argomenti privi d’interesse, ma solo persone incapaci di interessarsene”.


Due parole sulla preparazione: definire lo scopo e il risultato che vogliamo ottenere

Lo scopo di una riunione è il motivo per cui viene convocata. Il risultato desiderato è costituito dai risultati tangibili che si spera di ottenere al termine della riunione: un piano con singole azioni assegnato agli interessati, un elenco di idee che richiedono un'ulteriore indagine, un accordo su un'azione, un elenco di suggerimenti o una decisione. Più risulta evidente ciò che si vuole ottenere, più facilmente i membri del gruppo potranno farvi riferimento e maggiore sarà l'aiuto a rimanere in tema. É meglio annotarli, sottolineando i risultati primari, ovvero quelli che si devono assolutamente raggiungere, e una serie di risultati secondari che possono essere tralasciati in caso non vi sia abbastanza tempo a disposizione. Si otterrà così la bozza di un piano di lavoro



La programmazione delle riunioni

Non è facile programmarle bene, ed a volte, è quasi impossibile trovare un momento in cui tutte le persone interessate possono partecipare. Di conseguenza è opportuno dare la priorità alle persone la cui presenza è vitale per il conseguimento del miglior risultato. Quando si fissa la durata della riunione:

  • Il tempo dedicato alle riunioni è costoso indipendentemente dal livello organizzativo.

  • Le riunioni tendono a durare più di quanto non dovrebbero.

  • Non sovraccaricarne i contenuti. Nessuno è contento quando un argomento viene trattato in modo affrettato e quando il risultato desiderato non viene conseguito in modo soddisfacente.

  • Non dimentichiamo la scelta del locale adatto. Bisogna scegliere un locale che non sia troppo grande al punto da intimidire, né troppo piccolo al punto da suscitare una sensazione di claustrofobia. Se la stanza è troppo grande le voci si disperdono, mentre se è troppo piccola l'atmosfera diventa soffocante. Nessuna delle due condizioni è adatta a una partecipazione attiva del gruppo. Possono sembrare dettagli…ma possono fare la differenza, in fondo si tratta solo di provare!

Graziella Segat


Milano li 6 Marzo 2018

#lavoro

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