Riunione: come coinvolgere i partecipanti e ottenere l’apporto di tutti

Per ottenere i risultati migliori come coordinatore di una riunione dovete avere la certezza che tutti partecipino, nessuno domini e tutti gli aspetti dei problemi importanti vengano trattati a fondo. Ed è proprio qui che emerge la forza di un gruppo. Dato che un gruppo è composto di persone con esperienze e punti di vista diversi, solitamente unisce il talento e la creatività dei suoi componenti e ottiene risultati eccezionali. riunione
  1. Iniziare chiedendo a ciascuno di dare il proprio contributo ed esporre chiaramente il tipo di aiuto che ci si aspetta per la riunione. Situazioni diverse richiedono un tipo di partecipazione diverso.
  2. Far capire ai partecipanti quanto sono apprezzate le loro idee, opinioni e domande. In qualità di coordinatore del gruppo vi troverete spesso nella posizione di saperne di più degli altri sull'argomento in discussione. Dovrete trasmettere informazioni chiave agli altri membri del gruppo nel corso della riunione. Evitate, comunque, la tentazione di esprimere le vostre opinioni mentre date quell'informazione. Altrimenti vi è il rischio che il gruppo abbia la sensazione che avete organizzato la riunione solo come palco per le vostre idee e proverà risentimento per il fatto di dover semplicemente partecipare a una decisione già presa. Inoltre, il fatto di essere coordinatore conferisce già di per sé maggiore autorità al vostro punto di vista. Quando esprimete per primi la vostra opinione, alcuni si sentiranno riluttanti ad esprimere le loro idee.riunioni
  3. Prendere atto di un'idea che si scosta dalla maggior parte dei punti di vista e dare un sostegno alla persona che l'ha espressa. Se gli altri componenti del gruppo attaccano troppo vivacemente l'idea, potreste intromettervi per dare una certa protezione; altrimenti, verrà meno il flusso dei punti di vista contrari. Ricordate che ci vuole coraggio ad esprimere un punto di vista che in generale non è condiviso dal gruppo.
  4. Evitare che poche persone monopolizzino la discussione. Se qualcuno sta partecipando troppo attivamente alla riunione, prendete atto del contributo dato e passate ad altri.
  5. Mantenere la concentrazione sulle idee e non sulle persone. Quando vi sono divergenze di opinioni tra i membri del gruppo, è utile esporre le idee senza indicare il nome di chi le ha proposte. Evitare di legare un'idea al nome di una persona e riparafrasare i commenti che si concentrano su una persona anziché su un'idea, in modo che il gruppo rimanga concentrato sul contenuto dell'idea piuttosto che sulla fonte.retribuzione
  6. Proteggere nuove idee. Non è mai facile trovare soluzioni creative ai problemi correnti. Le idee nuove vanno protette, anche quelle non completamente sviluppate. Troppo spesso le persone rinunciano a un'esplorazione positiva prima che le idee abbiano avuto la possibilità di trasformarsi in soluzioni. Dimostrate un incoraggiamento per le idee e i pensieri accennati. In caso contrario, riceverete solo idee completamente formulate. E alcune buone idee potrebbero non affiorare mai...
  Graziella Segat
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