Riunioni: le regole per un feed-back costruttivo

Quali sono i comportamenti più efficaci nel dare il proprio feed-back ?

  1. Descrivere oggettivamente la propria reazione al comportamento.
  2. Essere specifici. Spiegare quando è stato adottato un certo comportamento, che cosa ha fatto la persona e come ha influito su di voi. Concentrandosi su ciò che le persone fanno si sottolinea il comportamento da migliorare o, se efficace, da usare in misura maggiore.
  3. Descrivere in termini di “più” o “meno”. Questo sottolinea la variabilità del comportamento e spinge a considerare le differenze come se si trattasse di una sequenza continua dall’efficace al meno efficace, a seconda delle circostanze che hanno determinato tale comportamento.
  4. Suggerire alternative. Questo consente all’interessato di decidere che cosa vuole fare per cambiare comportamento.
  5. Tener conto delle esigenze della persona che riceve il feed-back. Concentrarsi sul modo in cui l’informazione può essere utile alla persona interessata.
  6. Questo consente all'interessato di assumersi la responsabilità di cambiare comportamento in risposta al feed-back.
feedback  

Quali sono i comportamenti più efficaci nel ricevere il feedback:

  1. Ascoltare in modo attivo. Supponete di dover riparafrasare i commenti fatti: questo vi aiuterà a concentrarvi su quanto viene detto.
  2. Non distogliere lo sguardo. Questo implica che ci si stia concentrando su quanto viene detto e fa capire all’interlocutore che c’è ascolto.
  3. Sottolineare i commenti con espressioni verbali o con segni non verbali. In questo modo si incoraggia l’altra persona a continuare.
  4. Chiedere chiarimenti.
  5. Dimostrare apprezzamento. Ringraziare.
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Che cosa non è opportuno fare quando si dà il feed-back:

  1. Evitare commenti valutativi. Questo metterebbe l'interlocutore sulla difensiva e gli toglierebbe l'opportunità di migliorare il proprio comportamento.
  2. Evitare commenti di carattere generale. In questo modo non si informa la persona interessata su ciò che deve cambiare a livello personale.
  3. Non fare affermazioni assolute e non etichettare le persone. Questi sono giudizi di valore, che danno un che di permanente a una caratteristica personale.
  4. Evitare di dare consigli che sembrano direttive dicendo alle persone come devono comportarsi. Commenti che iniziano con “Dovrebbe” o "Il problema reale è" sembrano accondiscendenti. Di conseguenza, spesso questi commenti vengono automaticamente ignorati o rifiutati. Suggerire, invece, alternative.
  5. Non cercare di soddisfare le proprie esigenze di potere, di accettazione, ecc. In un rapporto di collaborazione è facile assumere il ruolo del superiore e questo compromette l'atmosfera di compartecipazione.
  6. Non esprimere commenti in merito a un comportamento sul quale l'individuo non ha alcun controllo. Questo non porta altro che a frustrazione.
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Che cosa non è opportuno fare quando si riceve il feed-back:

  1. Non prepararsi a ribattere. Commenti quali "Sì, ma" stanno ad indicare che vi state preparando a ribattere. Questo interferisce con quanto l'interlocutore ha da proporre.
  2. Evitare di guardare altrove durante una pausa nella conversazione. Questo limita la vostra ricettività su quanto viene comunicato. Correte il rischio di perdere importanti messaggi non verbali.
  3. Evitare di interrompere chi sta parlando. Il messaggio rischia di andare perduto se non viene prima ricevuto nella sua interezza.
  4. Non rifiutare il feedback. Giustificare il proprio comportamento perché la situazione non è familiare o è disagevole è una reazione comune, ma impedisce di conoscere più a fondo se stessi.
Naturalmente tutto quello che abbiamo visto suggerisce una possibile modalità senza avere la pretesa di pensare che possa essere l’unica. Buona riflessione!   Graziella Segat
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